Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Dienst FaxBox ist:

Mann-IT GmbH
Fasanenstr. 12
96114 Hirschaid
Telefon: 09543 211980
E-Mail: info@mann-it.de

Wo FaxBox im Auftrag einer Arztpraxis, eines MVZ oder einer Kanzlei betrieben wird, ist diese Einrichtung der datenschutzrechtlich Verantwortliche für die Inhalte der verarbeiteten Faxe; die Mann-IT GmbH ist insoweit Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird gesondert geschlossen.

2. Was verarbeitet wird und wozu

Faxe (Versand und Empfang)

Übertragene Dokumente, Absender- und Empfängernummern, Zeitpunkt, Seitenzahl und Übertragungsergebnis. Zweck: Durchführung des Faxversands und -empfangs sowie der Nachweis der Zustellung. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit der jeweiligen Einrichtung.

Zugangs- und Nutzungsdaten

Benutzerkonten der Weboberfläche, Arbeitsplatz-Kennungen (Tokens), Rechnername und zuletzt gemeldete Programmfassung. Zweck: Betrieb, Zuordnung der Faxe zum richtigen Mandanten und Absicherung. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Protokolle und Anmeldeschutz

IP-Adresse des Zugriffs und Zeitpunkt fehlgeschlagener Anmeldungen. Zweck: Abwehr automatisierter Angriffe auf das öffentlich erreichbare Gateway. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Gesundheitsdaten in medizinischen Faxen) werden ausschließlich im Auftrag und auf Weisung der jeweiligen Einrichtung verarbeitet; Rechtsgrundlage der Einrichtung ist regelmäßig Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

3. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Übertragung der Faxe über das Telefonnetz wird ein Telekommunikationsanbieter eingesetzt (SIP-Anbindung). Die Inhalte werden dabei ausschließlich zum Zweck der Übertragung verarbeitet. Der Betrieb der Server erfolgt in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

Über FaxBox hinausgehende Empfänger gibt es nicht: Faxinhalte werden nicht zu Werbe- oder Analysezwecken ausgewertet und nicht an Dritte weitergegeben.

4. Speicherdauer

Gesendete und empfangene Faxe werden für die vereinbarte Aufbewahrungsfrist gespeichert und danach automatisch gelöscht. Die Frist wird je Einrichtung festgelegt und richtet sich nach deren Dokumentationspflichten. Protokolle des Anmeldeschutzes werden nur so lange vorgehalten, wie es zur Gefahrenabwehr erforderlich ist.

5. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).

Betrifft Ihre Anfrage Inhalte von Faxen, die im Auftrag einer Praxis oder Kanzlei verarbeitet werden, wenden Sie sich bitte an die jeweilige Einrichtung als Verantwortlichen; wir unterstützen diese bei der Bearbeitung.

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Zuständig für die Mann-IT GmbH ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Ansbach.

6. Datensicherheit

Die Verbindung zur Weboberfläche und zur Schnittstelle ist durchgehend mit TLS verschlüsselt. Zugangsdaten der Anbindungen werden verschlüsselt gespeichert, Kennwörter nur als nicht umkehrbarer Hash. Der Zugriff ist je Mandant getrennt: jede Einrichtung sieht ausschließlich ihre eigenen Faxe und ihr eigenes Adressbuch.

Stand: 11.09.2026. Diese Erklärung wird angepasst, wenn Änderungen am Dienst dies erfordern.